¿Cómo preparar a una organización deportiva para la elaboración de un Plan Estratégico?

Por Carlos Matus Castillo.

Licenciado en Educación, Profesor de Educación Física y Magíster en Educación Física (Universidad de Concepción). 

Máster en Actividad Motriz y Educación, y Doctor en Actividad Física y Deporte (Universidad de Barcelona).  

Para desarrollar el proceso y las fases de la Planificación Estratégica (preparación, diagnóstico, objetivos y estrategias, plan de acción, control y evaluación), es importante estructurar un proceso adecuado, en el que exista la voluntad, la aceptación e integración a nivel organizacional, a fin de desarrollar exitosamente el Plan Estratégico de una organización deportiva.

a) Socializar la necesidad y los beneficios de contar con una Planificación Estratégica bien elaborada, ante los socios, dirigentes, deportistas, colaboradores y clientes de la organización (stakeholders).
b) Elegir a uno o más responsables de la elaboración del Plan. Se deben otorgar medios y apoyo (recursos). Estas personas deben ser insistentes, con capacidad de diálogo y responsables.
c) Buscar asesoría externa especializada, si es necesario.
d) Detectar e integrar a grupos de intereses externos o stakeholders externos (auspiciadores, instituciones públicas, etc.)
e) Establecer procedimientos de trabajo formales. Realizar un plan de trabajo y un cronograma.
f) Exponer la modalidad de trabajo que se aplicará (métodos)
g) Se debe asumir que esta fase puede durar algunas semanas.
h) Se debe trabajar en comisiones, realizar reuniones informativas, recoger ideas, darle forma estratégica (documento debe estar escrito) y socializado
i) La documentación generada (Plan de Trabajo) se debe someter a conocimiento y aprobación del directorio y/o de la asamblea.
j) Se deben recoger comentarios, rediseñarlo y mejorarlo, volver a ponerla en conocimiento del directorio y de la asamblea.
k) Esta etapa culmina cuando todos los pasos de preparación se han desarrollado, y se socializado y aprobado el plan de trabajo.
l) Aceptado el Plan de Trabajo, existe ya un gran logro institucional, y se procede a desarrollar la Planificación Estratégica.

Otro aspecto importante en la fase de Preparación es abordar la Misión y la Visión de la organización. Estos componentes, relevantes para la cultura organizacional y objetivos, deben ser considerados para su diseño y/o análisis, en la Fase de Preparación o en la Fase de Diagnóstico, esto dependerá de la situación que ostente la organización. Si la organización ya posee una Misión y Visión, suelen ser analizadas en la Fase de Diagnóstico. Si la organización no posee Misión y Visión, suelen ser desarrolladas en la fase de Preparación. Esta última situación suele presentarse en las organizaciones “nuevas”, esto se detallará en un próximo artículo de nuestro blog  (VER NOTAS AQUÍ). La fase o etapa de Preparación, dentro de la Gestión y Administración Deportiva, adopta un valor fundamental en el funcionamiento de cualquier organización, aspectos que podrás profundizar en el  curso de Educación COCH, el cual entrega herramientas, en cuanto a los roles y funciones directivas, estratégicas, económicas y financieras en las organizaciones deportivas.

* Carlos Matus ha sido coordinador de servicios deportivos municipales; elaborador de proyectos deportivos (FONDEPORTE, 2% del FNDR y otros fondos públicos) en áreas de: formación deportiva, recreación, deporte competitivo, infraestructura e investigación; académico en diversas instituciones de educación superior en pregrado y postgrado; profesor en programas del COCH: CND y MOSO; colaborador en la elaboración de la Política Nacional de Actividad Física y Deporte de Chile (2016-2025); Director de Diplomado en Gestión Deportiva de la Universidad Católica en Concepción; Director de Planes de Formación Inicial Docente para pedagogía; Director y colaborador en proyectos de investigación en temáticas asociadas a: organizaciones deportivas privadas y públicas, género y deporte.